E-Rechnung im Verein: Was gilt ab wann?
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) schrittweise zur Pflicht. Auch Vereine und Verbände sind davon betroffen – allerdings nicht pauschal, sondern abhängig von ihrer steuerlichen Tätigkeit.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF- oder Papierrechnung, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD). Nur wenn eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht, handelt es sich um eine E-Rechnung im rechtlichen Sinne.
Wen betrifft die Pflicht – und wen nicht?
Die Pflicht gilt grundsätzlich nur für umsatzsteuerpflichtige Leistungen zwischen inländischen Unternehmern. Dabei gilt:
Die vier Tätigkeitsbereiche eines Vereins
Ein Verein kann steuerlich in bis zu vier Bereiche unterteilt sein. Für die E-Rechnungspflicht ist jeweils einzeln zu prüfen, ob eine umsatzsteuerpflichtige Leistung vorliegt:
| Bereich | Beispiele | E-Rechnungspflicht? |
|---|---|---|
| Ideeller Bereich | Mitgliedsbeiträge, Spenden, öffentliche Zuschüsse | Nein – derzeit nicht umsatzsteuerbare Einnahmen |
| Vermögensverwaltung | Vermietung, Verpachtung, Zinserträge | Teilweise – abhängig von Umsatzsteuerpflicht |
| Zweckbetrieb | Ticketverkauf und Startgelder bei satzungsgemäßen Veranstaltungen | Teilweise – oft steuerbefreit, aber nicht immer |
| Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | Vereinsgaststätte, Werbeeinnahmen, Sponsoring | Ja, wenn umsatzsteuerpflichtig und B2B |
Gemeinnützigkeit schließt einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb nicht aus
Ein wichtiger Punkt, der häufig zu Missverständnissen führt: Die Anerkennung der Gemeinnützigkeit (§§ 51–68 AO) führt bei einem Verein zwar zu steuerlichen Vergünstigungen bei der Körperschaftsteuer und der Gewerbesteuer. Sie führt aber nicht automatisch zur Umsatzsteuerbefreiung. Ein Verein kann also gemeinnützig anerkannt sein und trotzdem umsatzsteuerpflichtige Umsätze realisieren (z. B. Vereinsgaststätte, Werbeeinnahmen oder Sponsoring). Für die E-Rechnungspflicht ist einzig die umsatzsteuerliche Einordnung des Vereins als Unternehmer und der Umsätze als steuerpflichtige Umsätze maßgeblich, nicht die Gemeinnützigkeit an sich.
Der Fristenplan im Überblick
Empfang von E-Rechnungen – keine Übergangsfrist
Für den Empfang gibt es keine Schonfrist: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer – inklusive Vereine, die in irgendeinem Bereich umsatzsteuerpflichtig tätig sind – technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt selbst dann, wenn der Verein als Kleinunternehmer eingestuft ist.
Ausstellung von E-Rechnungen – gestaffelte Übergangsfristen
| Zeitraum | Regelung |
|---|---|
| 01.01.2025 – 31.12.2026 | Alle Rechnungsaussteller – unabhängig vom Umsatz – dürfen noch „sonstige Rechnungen“ (Papier oder PDF) verwenden. Für PDF/digitale Formate ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. |
| 01.01.2027 – 31.12.2027 | Verlängerte Übergangsfrist nur für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. |
| ab 01.01.2028 | Die E-Rechnung wird für alle inländischen B2B-Geschäfte verpflichtend – ohne weitere Ausnahmen. |
Wichtig: Diese Fristen gelten nur für das Ausstellen von Rechnungen, nicht für den Empfang.
Ausnahmen von der Pflicht
Auch nach Ablauf der Übergangsfristen bleiben bestimmte Rechnungen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:
Unsere Situation als Verband: Was bedeutet das für den RSB?
Als Dachverband mit einem Jahresumsatz von rund 2 Mio. Euro liegen wir deutlich über der Grenze von 800.000 Euro. Das bedeutet für uns:
Reine Mitgliedsbeiträge, die Sie an uns zahlen, sind nicht umsatzsteuerbar und somit von dieser Umstellung nicht betroffen. Stellen wir Ihnen jedoch Rechnungen für konkrete, umsatzsteuerpflichtige Leistungen, werden Sie diese ab dem 01.01.2027 verbindlich im E-Rechnungsformat von uns erhalten.
Was müssen Sie als Mitgliedsverein tun, um unsere E-Rechnungen empfangen zu können?
Damit Sie als Mitgliedsverein unsere E-Rechnungen ab 2027 problemlos empfangen und verarbeiten können, empfehlen wir Ihnen, frühzeitig Folgendes sicherzustellen:
Sie sollten über eine Software oder zumindest einen PDF-Reader verfügen, der strukturierte E-Rechnungsformate (z. B. ZUGFeRD) lesbar darstellen kann.
Sie sollten die Rechnungen entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mindestens zehn Jahre archivieren können.
Prüfen Sie, ob Ihr Verein selbst umsatzsteuerlich als Unternehmer gilt – dann betrifft Sie die Empfangspflicht ohnehin bereits seit 2025, unabhängig von unserer Rechnungsstellung an Sie.
Hinweis für Vereinsmitglieder
Diese Umstellung betrifft in erster Linie die Verwaltung Ihres Vereins im Verhältnis zu uns als Verband – nicht die einzelnen Mitgliedschaften oder Mitgliedsbeiträge. Für Sie als Vereinsmitglied ändert sich im Alltag nichts; wir informieren Sie an dieser Stelle lediglich transparent über die Digitalisierungsschritte unseres Verbandes.
Unsere Empfehlung an Sie
Auch wenn für kleinere Vereine noch Übergangsfristen gelten, empfehlen wir eine frühzeitige Umstellung: Sie vereinfacht die Zusammenarbeit mit uns, reduziert manuelle Fehler und bereitet Ihren Verein auf die ab 2028 vollständig verpflichtende E-Rechnung vor. Bei Fragen stehen wir Ihnen als Verband jederzeit zur Verfügung.
Hinweis
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer individuellen Situation empfehlen wir die Konsultation eines Steuerberaters.
